Gospodarka

Jakie korzyści niesie automatyzacja procesów księgowych?

Jakie korzyści niesie automatyzacja procesów księgowych?

Współczesne przedsiębiorstwa stają przed wyzwaniem zwiększenia efektywności i minimalizowania ryzyka w zarządzaniu finansami. Księgowość, która przez lata opierała się na tradycyjnych metodach ręcznego wprowadzania danych i obiegu dokumentów, dziś może korzystać z technologii, które w znaczący sposób usprawniają te procesy. 

Automatyzacja procesów księgowych to nie tylko wygodne rozwiązanie, ale także konieczność w erze cyfryzacji, pozwalająca firmom na oszczędność czasu, redukcję błędów i znaczne obniżenie kosztów. Jak wdrożenie nowoczesnych systemów finansowo-księgowych może zrewolucjonizować codzienną pracę działów księgowych? Jakie korzyści płyną z automatyzacji, które pozwalają przedsiębiorstwom osiągnąć wyższy poziom efektywności? 

Zwiększenie efektywności i szybkości procesów  

Automatyzacja księgowości pozwala na znaczne skrócenie czasu potrzebnego do realizacji rutynowych zadań, takich jak wprowadzanie danych, rozliczanie płatności czy generowanie faktur. Dzięki nowoczesnym systemom finansowo-księgowym, które integrują różne funkcje w jednym narzędziu, praca staje się szybsza, bardziej zorganizowana i mniej podatna na opóźnienia. Przykładem mogą być systemy ERP, które automatycznie przetwarzają dane z faktur czy wyciągów bankowych, eliminując konieczność ręcznego wprowadzania informacji. Oczywiście nie tylko w systemach klasy ERP można automatyzować procesy, większość systemów ma możliwość zintegrowania ich np. z robotami, które za księgowych wykonają żmudną powtarzalną pracę. Wielu dostawców oferuje obecnie też różnego rodzaju nakładki, aplikacje, które usprawniają lub automatyzują procesy.  Wszystkie te rozwiązania zapewniają błyskawiczne rozliczenia i raportowanie, dają często dostęp do danych rzeczywistych online.  Umożliwia to firmom szybkie podejmowanie decyzji opartych na aktualnych danych.  

Redukcja błędów ludzkich i poprawa jakości pracy  

Błędy ludzkie są nieuniknioną częścią tradycyjnych procesów księgowych. Wprowadzenie automatyzacji skutkuje znaczną redukcją ryzyka pomyłek, zwłaszcza przy dużych ilościach danych. Systemy księgowe i robotyzacja niektórych czynności, automatyzują księgowanie transakcji, pozwalają na przeprowadzanie weryfikacji danych oraz umożliwiają generowanie raportów, znacznie obniżając ryzyko błędów związanych z pomyłkami przy wprowadzaniu informacji, przeliczaniu kwot czy przypisywaniu transakcji do niewłaściwych kont. Zmniejszenie liczby błędów to nie tylko kwestia jakości pracy, ale także eliminacja kosztów związanych z ich poprawą i naprawą.  

Automatyzacja jeszcze w jeden istotny sposób wpływa na poprawę jakości – zespół księgowości, oszczędzając czas na powtarzalne, żmudne i czasochłonne czynności, może poświęcić go na merytoryczne, trudniejsze zagadnienia. Mieć więcej na rozważania jak odpowiednio ująć koszt, zrozumieć sens biznesowy transakcji, zweryfikować aspekty ujęcia podatkowego transakcji. Dzięki temu jakość danych wzrasta, a także obniża ryzyka podatkowe wynikające z zaistnienia transakcji oraz lepszego raportowania zarządczego. Niepoprawne ujęcie transakcji odbija się na raportowanych danych i może wprowadzić błąd decydentów co może skutkować w podjęciu niewłaściwych decyzji biznesowych.

Oszczędność czasu i kosztów

Automatyzacja procesów księgowych to również oszczędność czasu i kosztów. Tradycyjnie wiele czynności wymagało zaangażowania wielu pracowników, którzy poświęcali czas na wprowadzanie danych, obieg dokumentów czy przygotowywanie raportów. Dzięki automatyzacji wszystkie te procesy są realizowane znacznie szybciej, a firma może skupić się na bardziej strategicznych działaniach. Automatyczne rozliczanie płatności, elektroniczny obieg dokumentów czy integracja z bankami pozwalają na zminimalizowanie potrzeby zatrudniania dużych zespołów do obsługi procesów księgowych, co przekłada się na realne oszczędności.  

Oszczędność kosztów może wynikać też z faktu, że pewne czynności są wykonywane poza godzinami pracy – to może przełożyć się na obniżenie kosztów licencji niezbędnych działowi księgowemu do prowadzenia księgowości.  No i jeszcze jeden aspekt – systemu, roboty nie chorują, nie mają urlopów. Nie ma potrzeby planowania zastępowalności. To także odzwierciedla się w obniżaniu kosztów, szczególnie płacowych. 

Integracja z innymi systemami – pełna automatyzacja procesów  

Współczesne systemy finansowo-księgowe pozwalają na integrację z innymi narzędziami używanymi w firmie, takimi jak systemy CRM, RCP, produkcyjne, magazynowe, aplikacje do zarządzania projektami, aplikacje typu BI do raportowania, systemy do budżetowania, systemy kadrowe i płacowe oraz robotami. Dzięki temu przedsiębiorstwa mogą korzystać z jednego, spójnego źródła danych, co zapewnia lepszą organizację pracy, eliminację duplikacji informacji oraz szybszy dostęp do najważniejszych danych. Na przykład narzędzia do automatycznego porównywania danych z kont bankowych pozwalają szybko sprawdzić transakcje z wyciągami, co ułatwia pracę i oszczędza czas.

Nowoczesne rozwiązania – rola PKF BPO w automatyzacji procesów księgowych  

Dzięki zaawansowanym rozwiązaniom oferowanym przez firmy specjalizujące się w outsourcingu i automatyzacji procesów księgowych, przedsiębiorstwa mogą w pełni wykorzystać potencjał nowych technologii. PKF BPO to firma, która specjalizuje się w prowadzeniu księgowości oraz obsłudze kadr i płac, przy wykorzystaniu zaawansowanych systemów ERP. Eksperci wspierają przedsiębiorstwa w tworzeniu raportów zarządczych i przeprowadzaniu analiz finansowych opartych na danych księgowych, pomagając w podejmowaniu świadomych decyzji biznesowych. Dzięki ich pomocy firmy mogą skutecznie zautomatyzować procesy, co pozwala na osiąganie lepszych wyników finansowych, oszczędność czasu i zasobów oraz zwiększenie konkurencyjności na rynku. 

Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej o tym, jak automatyzacja może wesprzeć rozwój Twojej firmy, skontaktuj się z firmą PKF BPO, która oferuje kompleksowe rozwiązania z zakresu outsourcingu i automatyzacji procesów finansowo-księgowych.   

Podsumowanie wniosków  

Automatyzacja procesów księgowych to krok ku przyszłości, który przynosi liczne korzyści: od zwiększenia efektywności, przez redukcję błędów, po oszczędność czasu i kosztów a kończąc na szybkiej dostępności danych zarządczych na podstawie, których są podejmowane decyzje biznesowe. Nowoczesne technologie, takie jak systemy ERP, automatyczne rozliczanie płatności, pozwalają na znaczne usprawnienie pracy działów księgowych i finansowych. Firmy, które zdecydują się na automatyzację, zyskają przewagę konkurencyjną, lepszą organizację i kontrolę nad swoimi procesami. Przeczytaj także artykuł Czym kierować się przy wyborze biura rachunkowego?

fot. wayhomestudio/pixabay

Udostępnij

O autorze